Viettel Post và hành trình “lột xác” từ doanh nghiệp chuyển phát truyền thống trở thành công ty 4.0

Từ một công ty chuyển phát truyền thống, với toàn bộ quy trình vận hành thủ công, chỉ qua một thời gian ngắn nỗ lực chuyển đổi, Viettel Post đã mạnh mẽ vươn lên trở thành doanh nghiệp 4.0 đúng nghĩa với việc đi tiên phong trong phát triển các công nghệ ngành logistics ở Việt Nam

Theo chia sẻ của Tổng Giám đốc Viettel Post – ông Trần Trung Hưng, cốt lõi của quá trình chuyển đổi của Viettel Post chính là con người. Con người mới chính là trung tâm, quy trình là linh hồn, còn thiết bị – máy móc chỉ là công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện quy trình chuyển đổi của Viettel Post đạt hiệu quả cao hơn.

Sau khi xác định phải cải thiện quy trình trước, Viettel Post đã rà soát lại và quyết định phải tăng cường dụng CNTT vào việc thực hiện các nghiệp vụ, thuật ngữ gọi là “số hoá quy trình”. Thời điểm còn vận hành thủ công, Viettel Post hoàn toàn không xác định được bưu phẩm sẽ phải đi đâu. Khi hàng hoá về nhập trên hệ thống rồi nhưng tới trung tâm khai thác mở ra thì mới biết là bị nhầm và ghi nhận rồi chuyển lại. Lúc áp dụng công nghệ vào, đơn vị mới phát hiện là tỷ lệ kết nối chia chọn bưu phẩm bằng thủ công trước kia sai với tỷ lệ lên tới 14,3% – một con số quá lớn. Còn bây giờ, khi quy trình được số hoá, công nghệ sẽ kiểm soát và xác định cụ thể đường đi của bưu phẩm. Nếu nhân viên thực hiện sai sẽ bị phát hiện ngay bởi quy trình không được thực hiện đúng. “Lúc đó anh em phản ứng rất mạnh vì mỗi kết nối bưu phẩm sai thì phạt 3 điểm, mỗi điểm tương đương với 90.000 đồng và trừ vào lương nên họ không thích công nghệ. Thêm vào đó, khi áp dụng công nghệ thì năng suất lao động tăng rất mạnh nên nhiều người có tâm lý sợ mất việc. Thời điểm đó, Viettel Post có 2.500 người mà mỗi tháng có tới 500 người ra vào, trên mặt bàn của tôi lúc đó lúc nào cũng có một đống hồ sơ tuyển dụng. Lúc đấy, chúng tôi phải nghĩ ra cách giải thích cho anh em hiểu là công nghệ giúp người lao động chứ không tước đi công ăn việc làm của họ. Cái này là giai đoạn khó khăn nhất khi chuyển đổi từ 0.4 lên 4.0″ – Tổng Giám đốc Trần Trung Hưng chia sẻ.

Khởi động công cuộc tăng cường ứng dụng công nghệ tại Viettel Post, Ban lãnh đạo Công ty đã đăng đàn họp nhiều buổi để thuyết phục người lao động rằng công nghệ giúp tạo ra năng suất cao hơn, đỡ sai sót hơn chứ không phải triệt tiêu công ăn việc làm của mọi người. Công nghệ giúp tăng năng suất lao động thì bản chất của nó chính là tăng lương cho người lao động. Vấn đề ở đây là muốn tăng lương thì phải tăng sản lượng lên và sẽ tăng doanh thu, nhưng nếu để bộ máy làm việc như cũ thì sẽ không tăng được. “Lúc đó, chúng tôi nghĩ ra cách “toàn dân đi kinh doanh”, ai cũng phải đi phát triển khách hàng hết và chuyển toàn bộ nhân viên giao nhận thành nhân viên bán hàng. Hồi xưa nhân viên giao nhận chỉ biết bảo gì làm nấy, còn bây giờ phải thêm việc phát triển khách hàng mới nữa. Ở đây, chúng tôi cũng thấy rằng, cách mạng công nghệ phải xoay trục quanh yếu tố con người, không thể tách rời yếu tố con người được. Chuyển từ 0.4 sang 4.0 phải giải quyết được bài toán con người, nếu áp dụng công nghệ xong là sa thải một đống người thì không có Viettel Post như ngày hôm nay. Chúng tôi luôn có một câu kết trong phần trao đổi với anh em “Công nghệ giúp cuộc sống tốt đẹp hơn chứ không phải lấy đi sự tốt đẹp của cuộc sống” – ông Hưng nhấn mạnh.

Chỉ một thời gian ngắn, nỗ lực ứng dụng công nghệ của Viettel Post đã được đến đáp xứng đáng. Cuối năm 2017, Công ty thưởng 6 tháng lương cho nhân viên khiến mọi người hết sức phấn khởi. Nếu như những năm trước, cứ cuối năm sản lượng tăng mạnh là bưu chính “vỡ trận” vì tuyển người không kịp thì bắt đầu từ năm 2017, dù sản lượng tăng gấp đôi vẫn không làm khó được Viettel Post nhờ vào áp dụng công nghệ hiện đại. Điều quan trọng là từ thực tiễn ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp, Viettel Post đã đúc kết được 3 bài học trong việc chuyển đổi từ 0.4 sang 4.0. Đầu tiên là quy trình thông minh trước; thứ hai, phải gắn với lợi ích của người lao động thì chuyển đổi số mới nhanh thành công. Cái thứ ba là phải làm cho mọi thứ thật đơn giản, công nghệ mà làm cuộc sống phức tạp là hỏng.

Tại Việt Nam, Viettel Post là công ty chuyển phát đầu tiên tự động hóa quá trình chia chọn với dây chuyền tự động có công suất lớn nhất Việt Nam. Tuy nhiên, sau khi thành công, Viettel Post lại chuyển giao công nghệ cho các doanh nghiệp khác trong nước chứ không giữ bí quyết. Chia sẻ lý do “đem vũ khí tặng đối thủ của mình”, người đứng đầu Viettel Post bộc bạch: “Mong muốn của chúng tôi là giúp các doanh nghiệp Việt Nam tạo dựng được dịch vụ tốt nhất cho khách hàng nhưng không phải ai cũng tin điều đó và họ rất e dè. Cũng vì thế, khi chia sẻ bí quyết xây dựng một dây chuyền chia chọn tự động hiện đại (yếu tố quan trọng để đánh giá trình độ của một công ty chuyển phát), tôi nói với nhân viên của mình: “Em hãy đổi vai của họ đi, thì họ sẽ tiếp nhận sự giúp đỡ của em một cách chân thành nhất. Còn nếu giữ vai đấy (người Viettel Post-pv) thì họ sẽ sợ em lừa họ. Đổi vai bằng cách là em đến kiểu ‘chân trong chân ngoài’, bán giải pháp công nghệ cho họ”. Quả thực là sau khi đổi vai thì họ nhận tư vấn và giá tư vấn thì đúng là siêu rẻ nếu so với giá trị nó có thể mang lại. Gần đây, khi dẫn một doanh nghiệp chuyển phát đến thăm hệ thống của Viettel Post, chúng tôi chia sẻ với họ về quá trình hoàn thiện hệ thống, những thăng trầm, sai sót… để họ có thể triển khai thành công. Còn nếu không muốn chia sẻ bí quyết, tôi chỉ giới thiệu về quy trình mà thôi, mà như vậy thì họ sẽ mất rất nhiều thời gian và cả tiền bạc nữa mới có thể triển khai được”.

Chia sẻ về kế hoạch xây dựng một nền tảng bưu chính dùng chung cho các doanh nghiệp chuyển phát của Viettel Post, Tổng Giám đốc Trần Trung Hưng cho biết đầu tiên khi ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực chuyển phát thì bản chất phải giải quyết trên quy mô lớn mới tạo ra hiệu quả cao. Thứ hai, Viettel Post đã xây dựng platform này rồi và công suất đang thừa, hạ tầng hiện tại cũng có thể sử dụng cho 5 năm tới. Thứ ba, ai cũng nói là chi phí logistics ở Việt Nam cao nhưng thực ra, chi phí cao vì không có quy hoạch về logistics, các chuyến xe không bao giờ dược lấp đầy cả đi và về, các địa điểm tập kết hàng hoá và các vị trí cảng quá xa, làm cho vận chuyển quãng đường xa hơn, xếp dỡ nhiều lần. Nếu làm được hạ tầng dùng chung sẽ giải quyết được những điều này. “Nếu như chúng ta không giải bài toán về logistics thì sẽ bất lợi cho nền kinh tế nói chung. Bản chất các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam thì nhìn vào thể chế trước, nhưng tiếp đến là chi phí; nhưng chi phí logistics lên tới 20-25% GDP là một thông tin rất bất lợi cho môi trường đầu tư. Viettel Post là doanh nghiệp có số km vận tải nhiều nhất ở Việt Nam, là người hiểu hiểu rõ sự lãng phí của ngành logistics Việt Nam nhất nên mong mỏi của chúng tôi là các doanh nghiệp trong nước sẽ hợp lực lại để tạo ra giá trị tốt hơn. Thực ra, đây không phải là một nền tảng dùng chung chỉ cho các doanh nghiệp chuyển phát mà cho mọi người dân có nguồn lực về phương tiện vận tải, kho bãi… dư thừa vẫn có thể tham gia cung cấp dịch vụ” – CEO Viettel Post nhấn mạnh.

Kim Phương